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Una bella frase di William Blake sull'importanza della gestione del tempo: " Il tempo è la cosa che desideriamo, ma ahimè, peggio usiamo."
  1. Pianifica la tua settimana
  2. Fissa dei limiti di tempo
  3. Impara a dire di NO
  4. Usa la regola del 3
  5. Crea una routine

Rispetto ai nostri genitori, e ancora di più ai nostri nonni, gli impegni quotidiani si sono decuplicati.

Soprattutto per noi donne.

E l’agenda si è trasformata in un cimitero di crocette, cancellature e impegni rimandati…

Nessuno spazio per il proprio tempo, nemmeno a cercarlo con la lanterna di Diogene!

Anche tu ti trovi in questa situazione?

Benvenuta!

Siamo un nutritissimo gruppo che combatte per restare a galla nel mare degli impegni quotidiani.

Ma la soluzione c’è.

E sei nel posto giusto!

In questo post troverai tutto quello che ti serve per riorganizzare il tuo tempo ( e la tua bellissima agenda) in 5 semplici step e qualche trucchetto.

Per giornate senza stress e tanto risparmio!

Curiosa?

Andiamo!

Perché una gestione del tempo efficace è importante?

Iniziare a pianificare la mia agenda e ad organizzare il mio tempo è stato per me una svolta epocale.

Sia in termini economici ( mi ha permesso di risparmiare tantissimi soldi) sia, e soprattutto, in termini di benessere generale.

Ho imparato a trovare tempo per me stessa con la stessa serietà con cui fisso i miei appuntamenti di lavoro e a stressarmi molto meno per ogni cosa.

Più di tutto, ho assistito al miracolo del portare a termine tutti i compiti che via via mi prefisso.

Mai successo!

In che modo?

Te lo dico subito, ma prima chiariamo che cosa significa gestione del tempo e sfatiamo un falso mito.

un'agenda cartacea e una matita sono il segreto per imparare la gestione del tempo e una vita più serena.
Un’agenda cartacea e una penna sono gli strumenti migliori per la gestione ottimale del tempo

Che cosa significa pianificare?

Gestire il tempo e pianificare sono, di fatto, la stessa cosa.

Cioè imparare a organizzare archi temporali definiti per ogni attività nel corso del tempo.

Difficile?

Assolutamente no!

Lo fai ogni giorno senza nemmeno rendertene conto.

Facciamo un esempio, per capirci meglio.

Poniamo che tu abbia un lavoro part time verticale distribuito su 3 giorni, il lunedì, mercoledì e giovedì dalle 9 alle 17.30, con pausa pranzo di mezz’ora dalle 13 alle 13.30.

Tu sai perfettamente che in quei giorni e in quelle ore non potrai fare altro che stare alla tua scrivania e lavorare.

Quell’arco temporale, sulla tua agenda è occupato e mai e poi mai, ti sogneresti di pianificare altre attività, magari in un luogo opposto a quello in cui ti trovi!

In sostanza, hai pianificato con precisione quello che farai a quell’ora in quei giorni!

E senza nessuna difficoltà.

I problemi nascono quando devi organizzare tutto il restante tempo e finisci per “accozzare” alla rinfusa gli altri impegni senza tenere conto dei tempi necessari e che le giornate hanno 24 ore.

Il segreto, quindi è gestire questi spazi esattamente come fai con il lavoro.

In che modo?

Seguimi che te lo spiego.

Pianifica su base settimanale

Per quale motivo proprio di settimana in settimana?

Perché 7 giorni sono uno spazio sufficientemente ampio per prevedere con ragionevole sicurezza gli impegni, organizzarli e stabilire obiettivi realistici.

Un mese è già più complicato.

Un anno, va bene sei un’impresa.

Naturalmente avrai anche scadenze a lungo termine, ma per quelle esiste il buon vecchio calendario e basterà dare un’occhiata veloce prima di sedersi e iniziare ad organizzare la tua agenda.

Detto questo è arrivato il momento di passare all’azione!

Per prima cosa prendi la tua agenda e un bel block notes.

E la tua penna preferita ( un pò di glamour non guasta e aiuta a rendere piacevole qualsiasi attività)

Siediti e compila una lista degli impegni settimanali, cercando di essere il più precisa possibile.

Inizia con quelli inderogabili come il lavoro, le attività dei figli, la casa, la spesa ed eventuali visite.

Insomma tutto quello che non puoi spostare.

Poi passa agli impegni che puoi “giostrare”

Quando hai compilato la tua lista apri la tua agenda e comincia a mettere nero su bianco le attività fisse evidenziando con cura il tempo necessario per svolgerli.

Personalmente, utilizzo un’agenda settimanale con i giorni a sinistra e una pagina bianca per le note a destra. E pennarelli colorati. Ovviamente tu puoi utilizzare il formato che preferisci. E, soprattutto, sperimenta. Trova la combinazione che fa per te. Quella che funziona meglio.

Alla fine devi arrivare a capire a colpo d’occhio come si svolgerà le tua settimana e … rilassarti!

Perché è questo lo scopo di tutto il lavoro di gestione del tempo!

Fare tutto, nel tempo giusto e senza ansie.

E ora sfatiamo un falso mito

So già che stai brontolando…

Per fare tutto questo ci vuole tempo e tu sei qui, a leggere questo post, perché non ne hai.

E non puoi sobbarcarti un’altra attività!

Il tempo dedicato alla pianificazione non è sprecato.

Anzi.

Quei 10 minuti o mezz’ora in cui ti siedi e compili la tua agenda con cura ti faranno guadagnare ore e anche denaro, in termini di risparmio.

Anche in caso di imprevisti, che normalmente distruggono i nostri precari castelli di carte!

Un pò come con il budget. Sapere quanto puoi spendere per ogni voce di spesa, non limita. Libera risorse che puoi dedicare ad altro.

Con il tempo è la stessa cosa.

Pianificare libera il tuo tempo per fare cose che ti fanno stare bene anziché passarlo a corre come un’indemoniata a correre da una parte all’altra!

Seguimi, allora, nel prossimo paragrafo e scopriamo insieme come fare.

La gestione del tempo è una cosa molto importante per non doverti ritrovare a sperare di avere un giorno in più a disposizione fra il sabato e la domenica. Come è scritto sulla tazza appoggiat vicino ad una piccola piantina grassa.

Come migliorare la gestione del tempo? Fissa dei limiti di tempo

Per ogni attività.

Esattamente come accade con il tuo orario lavorativo, valuta con attenzione quanto tempo dedicare per ogni compito.

E scrivilo chiaramente sulla tua agenda.

Io utilizzo il sistema dei blocchi che distinguo con pennarelli colorati.

Ti faccio un esempio.

Per il mio lavoro, spesso seguo corsi di aggiornamento e, si sa, la formazione richiede tempo e applicazione.

Quindi pianifico un’ora tutti i giorni, in genere dopo cena dalle 21 alle 22.30, in cui mi dedico a seguire un corso, leggere un libro, approfondire una tematica.

Lo registro sull’agenda utilizzando il colore azzurro evidenziando l’ora di inizio e fine, precisando il tipo di attività.

Lo stesso faccio con i lavori di casa.

Ti confesso che li odio. Quindi tendo a riservare le prime ore della giornata, quando ho più energia. E poi, sapere che una volta fatti ho ancora un’intera giornata per dedicarmi ad altro mi mette di buonumore!

Questi sono solo alcuni semplici esempi e vanno bene per me che ho un orario di lavoro flessibile.

Tu devi trovare la tua combinazione.

Ma ti garantisco che utilizzare i blocchi ti aiuterà tantissimo a fare ordine e , soprattutto, a renderti conto di quanto tempo ci vuole per svolgere ogni singolo compito.

Questo ti impedirà di sovrapporre impegni e di ritrovarti a cancellare, rimandare, correre.

Impara a dire “NO”

Nella gestione del tempo la regola che più di ogni altra va rispettata è quella di imparare a dire di no.

Tra lavoro, figli e casa, il tempo rimanente a tua disposizione è poco.

E, per questo è prezioso.

Vuoi passarlo a rimuginare sul fatto che hai accettato di fare qualcosa che non ti andava per non dire di no?

Penso, onestamente che ci siano altre cose, ben più interessanti, da fare nella vita.

Leggere quel libro che hai tanto desiderato ( e non hai mai iniziato).

Oppure andare dall’estetista a rilassarti.

O, ancora, semplicemente sederti a sorseggiare un caffè nella tua cucina. Tranquillamente.

Insomma saper dire di no alla vicina che ti chiede per l’ennesima volta di fare una certa commissione perché lei, poverina, è tanto occupata, non è un buon modo per pianificare la propria agenda.

Anzi…

Saper dire di no significa mettere un limite all’invadenza degli altri!

E, tranquilla, i buoni rapporti non si infrangeranno.

Quindi imponi di dire di no, quando ritieni.

Non sentirti in colpa.

Lo spazio che userai per te stessa renderà migliore anche il tuo rapporto con te stessa, gli altri e con il denaro e tutti ne beneficerete.

La gestione del tempo richiede un pò di impegno un block notes con una penna o il computer e lo smartphone. Ma anche una bella di tazza di caffè o thè.
Strumenti per la gestione del tempo

Usa la regola del 3

3 obiettivi la settimana e 3 compiti ogni giorno.

Non uno di più!

Per ogni settimana chiediti che cosa vorresti/ dovresti portare a termine.

Lo stesso fai per ogni singolo giorno.

Quali obiettivi hai prima della fine della giornata?

Scegline 3 e organizza il tuo tempo dando priorità a quei 3 compiti.

Facciamo un esempio per chiarezza.

I 3 obiettivi della settimana sono

  1. Finire il corso di aggiornamento online
  2. Svuotare il cestone della biancheria sporca
  3. Trovare il tempo per dedicarti a te stessa

Ogni giorno potresti

  1. Dedicare mezz’ora alla formazione. Magari mentre ti rechi al lavoro sui mezzi pubblici. . Allo stesso tempo potresti evitare di perdere tempo in futili chiacchere con la loquace compagna di viaggio occasionale. La mezz’ora risparmiata ti tornerà certamente utile per dedicarti alla lettura del libro che giace intonso sul tuo comodino.
  2. La sera, prima di andare a letto, carica una lavatrice. E la mattina svegliati 15 minuti prima per stendere. Entro la fine della settimana avrai, sicuramente lavato e stirato tutto! Con un notevole risparmio economico ( niente tintoria e bollette più contenute)
  3. Il tempo che hai risparmiato con la pianificazione degli altri compiti dedicalo ad un’attività che ti piace e che ti farà stare bene. Che sia mezz’ora, di più o di meno, non importa. Semplicemente fallo. Ogni giorno. Man mano che prenderai confidenza con i blocchi e imparerai a muoverli nel modo adeguato alle tue esigenze, avrai sempre più tempo libero. e potrai beneficiare di benefici momenti di relax. Mi raccomando scrivilo sulla tua agenda ed evidenzialo per bene, con il tuo colore preferito, si intende!

5°step per migliorare la gestione del tempo: crea una routine

Il segreto perché tutto il meccanismo funzioni e richieda sempre meno tempo, è far diventare la pianificazione una piacevole routine settimanale.

Le prime volte sarai un pò più lenta, ma poi tutto diventerà fluido e rapido.

Come ti dicevo, io dedico una mezz’oretta la domenica sera e associo qualche piacevole bonus che rende tutto molto rilassante e piacevole.

Tu, puoi sperimentare il mio metodo e altri.

Prova e riprova finché non trovi quello che fa per te.

Un unico consiglio.

Stabilisci un giorno il più possibile vicino alla fine della settimana. Potrai fare un bilancio di quello che hai fatto ed eventualmente ripianificare quello che non sei riuscita a terminare.

Ma soprattutto avrai una visione più realistica di quello che ti aspetta nella settimana successiva.

Detto questo, non mi resta che confidarti alcuni piccoli segreti per rendere la gestione del tempo ancora di più a zero stress.

Se mi hai seguito fin qui, meriti assolutamente qualche trucchetto che ti permetta di ottimizzare la tua agenda e il tuo tempo.

E avere successo!

Allora, che aspetti?

Seguimi nel prossimo paragrafo! ( Che è anche l’ultimo, prometto…)

La gestione del tempo è la pianificazione di ognio giorno mettendo nero su bianco tutti gli impegni,Come fa questa giovane donna davanti ad un foglio bianco
Gestione del tempo: i trucchi che fanno la differenza

Consigli finali

Affinché tutto proceda come un ingranaggio ben oliato, ecco per te 3 consigli imperdibili che faranno la differenza

  1. Pianifica gli imprevisti ( non sto scherzando!)
  2. Prendi appuntamento con i tuoi momenti di relax
  3. Pianifica i pasti

Iniziamo subito parlando di imprevisti.

Una telefonata all’ultimo minuto, sul lavoro. Il capo che ti chiama. La scuola che ti chiede di andare a prendere tua figlia perché ha la febbre. E potremmo andare avanti per ore…

Un evento non pianificato, però è qualcosa che potrebbe mandare all’aria tutta la tua giornata.

E invece no!

Anche per questo esiste una soluzione che funziona benissimo!

Il mio trucco é lasciare un pò di tempo fra un impegno e l’altro. Così ritardando uno e anticipando leggermente il precedente riesco a creare lo spazio per inserire quell’evento che piove dal cielo improvvisamente.

E se non accade nulla?

Mi bevo un the.

Oppure leggo.

O, ancora meglio, faccio entrambe le cose!

Che cosa ne pensi?

Prendi appuntamento con i tuoi momenti di relax

Questo è il segreto che preferisco!

Impara a fissare un appuntamento con te stessa e scrivilo sull’agenda.

Ad esempio il sabato mattina dalle 10 alle 11.30 vai dalla parrucchiera, fai una lunga passeggiata con il tuo cane.

Oppure fissa la tua lezione di Yoga.

Insomma scegli un’attività che ti piaccia davvero, decidi giorno ed ora e scrivilo.

Quello è il tuo tempo e nessuno deve permettersi di togliertelo. A meno che non accada il diluvio universale!

Il beneficio che trarrai da questo momento e dal fatto di vederlo scritto nero su bianco ti ripagherà di tutta la fatica settimanale!

Pianifica i pasti della settimana

E’ un’attività molto in voga negli States, il cosiddetto meal prep, che sta prendendo piede anche da noi.

E, ammetto che , dopo averla guardata per un pò con sospetto, ho provato senza grande convinzione.

Risultato?

Funziona davvero molto bene. Fa risparmiare molto tempo e denaro.

Si tratta di pianificare quello che hai intenzione di cucinare durante tutto l’arco della settimana. Portandoti avanti con tutte quelle preparazioni che possono essere anticipate, come sughi, verdure cotte e così via.

In questo modo avrai chiaro che cosa cucinare, cosa ti serve e quanto tempo dedicherai ai fornelli. Risparmiando anche tempo e denaro al supermercato.

Esattamente!

Non dovrai più acquistare cibo da asporto perché non hai tempo di cucinare e, soprattutto, andrai a fare la spesa con una bella lista chiara su ciò che ti serve.

Farai presto e risparmierai. Due piccioni con una fava.

Ti dico come faccio io.

La domenica mattina, mentre preparo il pranzo, cucino in abbondanza alcune pietanze ( sughi, verdure e simili). Conservo gli eccessi in frigorifero dentro contenitori ermetici. Durante la settimana mi basterà cuocere la pasta o aggiungere una pietanza e il gioco è fatto.

Ogni giorno un piatto diverso e, soprattutto, sano!

Nella tua agenda, di norma, infondo ci sono pagine libere dedicate agli appunti.

Sfruttale per pianificare e appuntare i tuoi piatti preferiti. Butta giù una lista della spesa generica delle cose di base.

Ogni volta dovrai solo aggiungere o togliere articoli e in pochi minuti sarai pronta per andare al supermercato!

E, soprattutto, scrivi sulla tua agenda il giorno e il blocco orario che dedicherai a questa attività.

Conclusioni

Siamo giunti ( finalmente dirai tu…) alla fine di questo lungo post sulla gestione del tempo.

Come avrai capito saper organizzare le tue giornate significa ottimizzare ogni ora e minuto.

E godere di una grande serenità

Ma anche risparmiare enormemente.

Non è facile, soprattutto all’inizio, ma nemmeno impossibile.

Anzi.

Superati i timori iniziali, con qualche piccolo accorgimento iniziale, può diventare un piacevole appuntamento settimanale.

I benefici che trarrai, sono certa, ti ripagheranno di questi piccoli sforzi.

In questo post ti ho delineato 5 semplici step e qualche trucchetto che ti renderanno il compito più facile e meno tedioso.

Fammi sapere, mi raccomando, come è andata e quali vantaggi hai trovato.

E non dimenticare che il tempo trascorso a pianificare non è tempo perso. Ti farà guadagnare spazio per te stessa!

Contattami o lasciami un commento qui sotto, per condividere i tuoi trucchi o i tuoi dubbi. Sarò lieta di rispondere alle tue domande!

E non dimenticare di leggere il mio blog!

Troverai molti consigli utili, semplici e pratici per risparmiare, fare budgeting e diventare economicamente autonoma

A presto

Emi

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