Budget a base zero per gestire strategicamente denaro e agenda

Non hai ancora trovato il giusto modo per fare budgeting? Ti senti oppressa all’idea di pianificare un intero anno di spese? Ti sembra che, nonostante tutti gli sforzi, al tuo budget sfugga sempre qualcosa? Oppure, come me, sei una maniaca del controllo?

Niente panico.

Ho la risposta.

Budget a base zero.

In questa guida troverai:

  • Che cos’è
  • Le caratteristiche, i vantaggi e svantaggi
  • Differenze tra budget tradizionali e budget a base zero
  • In che modo può aiutarti a controllare strategicamente i costi
  • Come si fa

Sei pronta?

Andiamo.

Che cos’è il budget a base zero e perchè è diverso da quelli tradizionali?

Di norma alla fine dell’anno si prepara la pianificazione per l’anno successivo.

Nei sistemi tradizionali si guarda a quello che è accaduto nei 12 mesi precedenti e ci si limita a riportare la maggior parte delle voci di spesa, se non tutte, con una ragionevole maggiorazione.

Viene, quindi, modificata la spesa per quella voce, ma non si mette in discussione la sua utilità nel nuovo budget.

Si dà, insomma, per scontato che il periodo precedente sia simile o uguale al successivo.

E’ sempre la soluzione efficace?

No, quasi mai.

Il budget a base zero, o ZBB ( zero based budget), creato da Peter Pynrr negli anni ’70 per le aziende, parte proprio dal presupposto che ogni periodo è quasi sempre diverso dal precedente e che, per tenere sotto controllo i costi è necessario studiarli, analizzarli e metterli in relazione alle risorse e agli obiettivi di ogni singolo periodo.

Il focus, quindi, è sulle spese ( e non sui guadagni). e lo scopo non è solo ridurle ma, soprattutto ottimizzarle eliminando quelle non funzionali alla pianificazione attuale.

Il procedimento è simile a quello che si utilizza per organizzare un portafoglio di investimenti.

In questo modo si è obbligati a definire il nuovo bilancio sulle reali necessità presenti con quello che si ha a disposizione e non su quello che è accaduto ieri.

Al termine del periodo deve succedere questo:

il tuo reddito – le tue spese = zero

Ovvero, ogni singolo centesimo deve aver trovato la sua giusta collocazione. Senza sprechi.

In pratica

Preparando il budget del nuovo mese, non mi limito a ricopiare le voci, i relativi costi e i guadagni del mese precedente, ma inserisco esattamente entrate e uscite che prevedo per quel mese e distribuisco le risorse attuali sulle spese che ho ipotizzato.

Un esempio.

Nel mese di febbraio oltre alle spese ricorrenti so che dovrò pagare le tasse scolastiche e universitarie dei ragazzi. Quindi, inserisco questa voce e pianifico le risorse tenendo in considerazione questa spesa. A marzo, non ho più quella voce, ma ho in scadenza l’assicurazione sulla casa: depenno la prima e inserisco la seconda che avrà un costo diverso. Ridistribuisco le risorse in funzione degli obiettivi che ho definito e in modo che il bilancio sia nuovamente zero.

Il risultato è che ho sempre la situazione aggiornata e sono stimolata a riflettere attentamente sulle voci che inserisco in relazione alle entrate per non sforare il budget del mese.

E il bilancio sarà sempre zero

In questo modo ogni centesimo è “investito” correttamente riducendo sprechi e spese inutili.

Le caratteristiche

Come avrai capito il budget a base zero possiede una caratteristica che manca a tutti gli altri budget “tradizionali”:

costringe a pensare e valutare come viene speso ogni singolo centesimo e a giustificare ogni spesa.

Io dico che infrange il pregiudizio secondo cui le uscite sono sempre un fatto negativo. In questo caso diventano uno strumento potentissimo per aiutarti a risparmiare.

Ciò lo rende particolarmente adatto se lo scopo primario è l’accantonamento.

Inoltre, rinnovandosi costantemente, ti restituisce una fotografia piuttosto realistica dello stato presente delle tue finanze, indicandoti quali decisioni puoi o non puoi prendere.

Infine, è unico.

Alla fine di ogni mese dovendo essere a somma zero, mette spese, accantonamenti e risparmio sullo stesso piano. Cioè rende tutte le voci, siano esse attive o passive, ugualmente importanti e funzionali all’obiettivo che ti sei prefissata.

Vantaggi

Aiuta ad esaminare ogni voce e garantire che, una volta analizzata e inserita nella pianificazione, riceva la giusta quantità di risorse. Il budget che ne risulta è ben bilanciato e allineato con gli obiettivi.

Spinge a individuare i bisogni reali e a definire le priorità. L’analisi attenta riduce il pericolo che vengano inserite voci superflue, simili o, addirittura uguali, in categorie diverse.

Richiede, nel caso di una famiglia, che tutti partecipino attivamente sia alla definizione degli obiettivi che delle strategie per il loro raggiungimento.

Svantaggi

Naturalmente, come ogni sistema, anche il budget a base zero ha alcuni svantaggi.

Il maggiore è sicuramente il fatto che richiede tempo e precisione per essere correttamente redatto.

Inoltre , è necessaria una buona capacità di analisi e previsione oltre a un costante e organizzato aggiornamento.

Per questo motivo, mi sento di sconsigliarti il budget a base zero se sei alle “prime armi” o non sei particolarmente ordinata e costante.

Se al contrario questo approccio ti ha convinta, seguimi per capire come metterlo in atto!

Budget a base zero: come fare nella pratica quotidiana?

Come si fa un budget a base zero?

Si pianifica in anticipo. Quindi quello che farai sono essenzialmente ipotesi molto realistiche.

Prima di iniziare definisci con chiarezza gli obiettivi del periodo, ad esempio il mese.

Coinvolgi tutti i componenti della famiglia e condividi obiettivi e strategie. E’ importante che tutti collaborino in maniera attiva, con i diversi contributi, alla stesura del bilancio.

A questo punto è ora di entrare nella pianificazione vera e propria.

  1. Calcola le tue entrate
  2. Individua le categorie e le voci che intendi inserire nel budget di quel mese, trimestre, semestre, etc. Qui puoi trovare una lista da cui trarre utili spunti.
  3. Analizza le voci che hai inserito e chiediti se sono funzionali a tuoi obiettivi. Questa è una fase molto importante. Nel budget devono essere presenti i tuoi reali bisogni.
  4. Calcola le spese che pensi di dover sostenere. Anche questa è una fase cruciale. Infatti stai valutando se stai distribuendo correttamente le risorse in relazione agli scopi che vuoi raggiungere. Cerchi possibili “perdite” o se hai allocato troppo in una categoria a scapito di un’altra. In una parola operi un’allocazione strategica del tuo denaro. Esattamente come si fa con gli investimenti.
  5. Inserisci sempre la voce “spese non pianificate” per coprire eventuali dimenticanze
  6. Definisci la differenza fra entrate ed uscite. Ricorda che il risultato deve essere sempre zero, quindi se hai un avanzo ridistribuiscilo immediatamente. Puoi inserire una nuova voce o implementarne una già esistente.
  7. Alla fine di ogni periodo, verifica sempre che gli obiettivi siano stati raggiunti e che la pianificazione sia stata funzionale ai tuoi bisogni
TIPS

Affinchè questo metodo funzioni al meglio e tu possa dormire sonni tranquilli, ti consiglio di stipulare buone assicurazioni che ti proteggano da imprevisti come spese mediche o manutenzioni straordinarie.

Prendi anche in considerazione di avere un buon fondo di emergenza per prevenire ciò che le assicurazioni non sempre coprono.

Il mindset

Il budget a base zero ti aiuta a gestire meglio il tuo tempo e a migliorare la qualità della vita

Sicuramente ti chiederai che cosa ha a che fare il mindset con il budget a base zero.

Se sei arrivata fin qui ti chiedo ancora un minuto per spiegarmi. Quello che leggerai è davvero sorprendente.

Il budget a base zero non ha effetti benefici solo sulle finanze.

Attraverso la gestione strategica dei costi si possono, infatti, ottenere vantaggi anche nella vita quotidiana.

Uno fra tutti riappropriarsi del proprio tempo.

Ricchezza e problema contemporaneo, abbiamo la sensazione che le ore e i giorni della settimana non siano mai sufficienti per fare tutto. Le nostre agende sono piene di impegni spesso inutili e dispendiosi che sciupano energia e risorse facendo perdere di vista i veri obiettivi.

Ma davvero non abbiamo tempo? Oppure si tratta di scarsa organizzazione e, diciamocelo, un pò di allergia ai cambiamenti consapevoli?

Capire dove vanno i nostri soldi è il primo passo per porre rimedio a questa inutile emorragia di capacità.

Riflettendo sui costi si analizza ciò che, nel tempo, si è trasformato in spese fisse non più utili a soddisfare bisogni reali.

Pianificare un budget a base zero implica farsi domande come

  • Quanto tempo voglio dedicare ad una certa attività’?
  • Le mie decisioni rappresentano davvero una creazione di valore nel futuro?
  • Ciò che faccio è veramente importante?
  • I miei bisogni e priorità sono cambiate?

Le risposte aiutano, inevitabilmente, a liberarsi del superfluo, a tagliare inutili costi e recuperare tempo per ciò che, in quel momento, ha davvero valore.

Smettendo di guardare a quello che si è fatto fino ad ieri e iniziando da zero a ri-pianificare, ci si focalizza su ciò che è meglio investire oggi, sia in termini di tempo che di denaro.

Inutile ripetere i benefici che ne derivano sia per le tasche che per la vita di tutti i giorni!

Conclusioni

Lo scopo del budget a base zero è dare ad ogni centesimo uno scopo preciso.

Per farlo devi occuparti con grande accuratezza delle tue entrate e imparare a ripartirle in modo funzionale agli obiettivi che hai definito.

Sono necessari costanza, precisione, capacità di analisi e di previsione.

I risultati in termini economici sono eccellenti e hanno benefiche ricadute anche sulla vita quotidiana.

Si tratta, però, di un approccio che può essere definito PRO e funziona se hai un minimo di confidenza con pianificazione e bilancio. Diversamente ti consiglio di prendere in considerazione altri metodi più tradizionali. Qui e qui ti ho illustrato diversi modi di fare budgeting.

Fammi sapere quale scelta fa per te. Contattami sarò felice di condividere il tuo percorso. Ricordati di continuare a leggere il mio blog

A presto

Emi

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